Polityka prywatności

1. Postanowienia ogólne

Polityka prywatności jest dokumentem zawierającym ogólne informacje dotyczące przetwarzania przez Ośrodek Przetwarzania Informacji – Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie (dalej: OPI PIB) danych osobowych osób:

  1. odwiedzających strony internetowe, aplikacje i narzędzia online, których właścicielem jest OPI PIB, lub korzystających z Usług poprzez nie świadczonych
  2. uczestniczących w prowadzonych postępowaniach na wybór oferenta,
  3. uczestniczących w realizowanych projektach,
  4. których dane przetwarzane są w ramach prowadzonych badań naukowych lub prac rozwojowych,
  5. współpracujących w ramach zleconych Usług lub zadań,
  6. których dane przetwarzane są w ramach procesów występujących w OPI PIB,
  7. kontaktujących się z OPI PIB w dowolnych sprawach, w tym przesyłających korespondencje, wnioski o dostęp do informacji publicznej, składających oferty lub przekazujących OPI PIB swoje dane osobowe w jakichkolwiek sprawach.

W dalszej części Polityki powyższe przypadki przetwarzania danych określane są łącznie lub oddzielnie jako Usługi.

Do poszczególnych Usług, w związku z którymi może dochodzić do przetwarzania danych, może się odnosić odrębna, dedykowana im polityka prywatności (polityka bezpieczeństwa, polityka ochrony), w zależności od charakteru danych i sposobu ich przetwarzania. Jeśli dla konkretnej Usługi nie została określona odrębna polityka, zastosowanie ma niniejsza.

Szanujemy prywatność osób korzystających z naszych Usług, w związku z czym udostępniamy niniejszą Politykę prywatności, aby każda z tych osób mogła się zapoznać z informacją, w jakim zakresie jej dane osobowe są przetwarzane, w tym mogła samodzielnie, świadomie i swobodnie decydować o tym, czy skorzysta z Usług.

Polityka prywatności opisuje ogólnie, w jaki sposób i w jakim zakresie OPI PIB zbiera dane osobowe osób korzystających z Usług, do jakich celów wykorzystuje te dane, komu je udostępnia oraz jak chroni. Polityka prywatności określa również, jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

W przypadku, gdy w ramach Usług osoby przekierowywane są do innych dostawców Usług lub podmiotów realizujących określone zadania, obowiązuje je polityka prywatności określona przez tych dostawców lub podmioty.

Polityka ma charakter ogólny i prezentuje najważniejsze kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych. Uszczegółowieniem niniejszej Polityki jest Polityka bezpieczeństwa danych osobowych OPI PIB oraz odpowiednie poszczególne regulaminy lub klauzule informacyjne, które osoby otrzymują lub akceptują w momencie zbierania od nich danych osobowych za pośrednictwem np. subskrypcji newslettera, formularzy kontaktowych, konta użytkownika w określonym serwisie, uczestnictwa w postępowaniu o zamówienie publiczne lub uczestnictwa w procesie rekrutacji itp.

Zakres, w jakim wykorzystujemy w internecie pliki cookies lub inne technologie zbierające dane, podany jest dla strony głównej OPI PIB w pkt 13 poniżej, dla innych stron internetowych, których administratorem jest OPI PIB, zasady korzystania z plików cookies mogą być określone w odrębnie dedykowanych politykach cookies.

W ramach Usług przetwarzamy dane osobowe zgodnie z prawem, rzetelnie i świadomie, zachowując przejrzystość w obszarze ich przetwarzania, zgodnie z celem, w którym zostały zebrane, z zachowaniem zasady minimalizacji, ograniczenia przechowywania oraz z zapewnieniem kontroli nad poszczególnymi czynnościami ich przetwarzania poprzez zapewnienie każdej z osób realizacji poszczególnych praw gwarantowanych przez RODO w odniesieniu do jej danych.

2. Dane kontaktowe

2.1 Administrator danych

Administratorem danych osobowych pozyskiwanych w ramach Usług jest Ośrodek Przetwarzania Informacji – Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie przy al. Niepodległości 188b, wpisany do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy – Sąd Gospodarczy XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: 0000127372, NIP: 525-000-91-40, REGON: 006746090.

Adres: Ośrodek Przetwarzania Informacji – Państwowy Instytut Badawczy

Al. Niepodległości 188b

00-608 Warszawa

Strona: www.opi.org.pl

Adres e-mail: opi@opi.org.pl

Tel. +4822 570 14 00

2.2 Inspektor Ochrony Danych

Adres e-mail: iod@opi.org.pl

Adres do korespondencji z dopiskiem „IOD”:

Ośrodek Przetwarzania Informacji – Państwowy Instytut Badawczy

Al. Niepodległości 188b

00-608 Warszawa

3. Przepisy prawa

Polityka prywatności stosowana w OPI PIB opiera się na przepisach:

  1. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1) – dalej „RODO”,
  2. ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r., poz. 1000),
  3. ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (tj. Dz.U. z 2017 r., poz. 1907, ze zm.),
  4. ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tj. Dz.U. z 2017 r., poz. 1219, ze zm.),
  5. ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2018 r. , poz. 1668, z późn. zm.),
  6. ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (tj. Dz.U. z 2018 r., poz. 736).

4. Zasady przetwarzania danych osobowych

W ramach przetwarzania danych osobowych osób korzystających z Usług OPI PIB przykłada wagę do tego, aby dane te były przetwarzane w sposób bezpieczny, rzetelny, zgodny z prawem oraz przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą.

Oto najważniejsze zasady, jakimi kieruje się OPI PIB przy przetwarzaniu danych:

  1. dane osobowe zbierane są jedynie w minimalnym zakresie, niezbędnym do realizacji celów, w których są zbierane,
  2. cele zbierania danych osobowych są jasno określone, mają oparcie w przepisach prawa lub działaniach statutowych instytutu – OPI PIB nie przetwarza danych w sposób niezgodny z tymi celami,
  3. OPI PIB dba o aktualność i poprawność danych osobowych osób korzystających z Usług i niezwłocznie reaguje na każdy wniosek o sprostowanie czy aktualizację danych, chyba że odpowiednie przepisy prawa stanowią w tym zakresie odrębnie,
  4. OPI PIB realizuje prawo osób do dostępu do ich danych osobowych oraz ich poprawiania, chyba że odpowiednie przepisy prawa stanowią w tym zakresie odrębnie,
  5. OPI PIB realizuje także tam, gdzie ma to zastosowanie, odpowiednio: prawa osób do usunięcia danych osobowych, wycofania zgody, ograniczenia przetwarzania, do przenoszenia danych, prawa wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawa do niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu,
  6. OPI PIB ogranicza przechowywanie danych osobowych zgodnie z przepisami prawa jedynie do okresu niezbędnego do realizacji celów, w których są zbierane, chyba że zachodzą legalne przesłanki mogące wydłużyć okres przechowywania danych,
  7. OPI PIB chroni dane osobowe przed ich utratą, dostępem osób niepowołanych, przypadkową utratą lub zmianą oraz innymi bezprawnymi formami przetwarzania,
  8. jeżeli dane osobowe są udostępniane innym podmiotom, następuje to w sposób bezpieczny, umownie zabezpieczony oraz zgodny z obowiązującymi przepisami prawa,
  9. ochrona osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych jest jednym z praw podstawowych każdej osoby. OPI PIB przywiązuje szczególną wagę do poszanowania prywatności osób, których dane są przetwarzane, bez względu na to, czy zostały one pozyskane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, czy też z innych źródeł.

5. Prawa osób, których dane dotyczą, w związku z przetwarzaniem

OPI PIB realizuje prawa osób, których dane dotyczą, związane z przetwarzaniem ich danych osobowych, w związku z korzystaniem z Usług. Prawa te wynikają z obowiązujących przepisów prawa w zakresie danych osobowych, w szczególności RODO (art. 16-21). W zakresie realizacji poszczególnych praw mogą występować wyjątki wynikające wyłącznie z obowiązujących przepisów prawa, o czym administrator będzie informował osobę występującą z żądaniem.

Osoba, której dane osobowe przetwarzane są w ramach Usługi, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych przepisami prawa, ma prawo do:

  1. wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, jeśli zgoda jest podstawą prawną przetwarzania danych,
  2. dostępu do danych, tj. osoba ma prawo do otrzymania od OPI PIB potwierdzenia, czy jej dane osobowe są przetwarzane przez OPI PIB, w jakim celu, w jaki sposób i jak długo,
  3. sprostowania nieaktualnych lub niedokładnych danych osobowych, a także prawo do ich uzupełnienia, w przypadku gdy są niekompletne,
  4. sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, jeśli OPI PIB przetwarza dane osobowe w oparciu o uzasadniony interes (np. cele analityczne, statystyczne, dowodowe, archiwizacyjne). Wówczas w razie sprzeciwu OPI PIB zaprzestanie przetwarzania danych, chyba że wykaże istnienie istotnych, prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, które obiektywnie powinny mieć pierwszeństwo nad interesem osoby, której dane dotyczą lub są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (np. cele dowodowe bądź dochodzenie roszczeń),
  5. usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”). Realizacja tego prawa polega na żądaniu od administratora usunięcia danych dotyczących wnioskodawcy zgodnie z art. 17 RODO, istnieją jednak wyjątki od tego prawa (w szczególności do celów ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń),
  6. ograniczenia przetwarzania danych osobowych, co w wymiarze praktycznym może polegać na czasowym zablokowaniu dostępu do danych czy przeniesieniu danych do innego systemu,
  7. przenoszenia danych, tj. osoba ma prawo do otrzymania kopii danych osobowych, które nam dostarczyła, jeśli przetwarzanie odbywa się w oparciu o jej zgodę lub na podstawie umowy, oraz w sposób zautomatyzowany,
  8. złożenia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2.

Wnioski dotyczące przetwarzanych danych osobowych, w tym dotyczące realizacji przysługujących praw, można przesyłać mailowo na adres: opi@opi.org.pl lub iod@opi.org.pl, lub pisemnie na adres: Ośrodek Przetwarzania Informacji – Państwowy Instytut Badawczy, al. Niepodległości 188b, 00-608 Warszawa

Odpowiedzi na wnioski będą realizowane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu 30 dni liczonych od momentu otrzymania wniosku. Termin ten może ulec przedłużeniu z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań o kolejne dwa miesiące, o czym wnioskodawca zostanie poinformowany.

Wnioski powinny zawierać imię i nazwisko osoby wnioskującej oraz dane kontaktowe (numer telefonu lub adres e-mail, w przypadku wniosków pisemnych także adres do korespondencji). Jeżeli wnioski dotyczą korzystania ze stron internetowych, prosimy o podanie adresu strony internetowej lub informacji o Usłudze świadczonej poprzez nasze strony oraz dodatkowych wyjaśnień zgłaszanego wniosku (w celu sprawniejszej obsługi wniosku). W celu realizacji niektórych wniosków OPI PIB może zażądać dodatkowych informacji, by potwierdzić tożsamość wnioskodawcy.

6. Bezpieczeństwo danych osobowych

OPI PIB podejmuje techniczne i organizacyjne środki służące ochronie danych osobowych przed bezprawnym czy nieautoryzowanym dostępem lub wykorzystaniem, jak również przed przypadkowym ich zniszczeniem, utratą lub naruszeniem integralności. Zasada zapewnienia bezpieczeństwa realizowana jest na każdym etapie przetwarzania danych i w każdym obszarze wykonywania działalności OPI PIB. Procedury bezpieczeństwa obejmują w szczególności: zabezpieczenie dostępu, system kopii zapasowych, monitorowanie, przegląd i utrzymanie, zarządzanie incydentami bezpieczeństwa.

W ramach zapewniania bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych OPI PIB zobowiązuje się do uwzględnienia zasad:

  1. poufności – tj. ochrony danych przed przypadkowym ujawnieniem osobom trzecim,
  2. integralności – tj. ochrony danych przed nieuprawnioną modyfikacją,
  3. dostępności – tj. zapewnienia dostępu upoważnionych osób do danych, jeżeli wystąpi taka potrzeba.

Dane osobowe mogą być przetwarzane przez osoby trzecie jedynie w przypadku, gdy taki podmiot zobowiąże się do zapewnienia właściwych technicznych i organizacyjnych środków gwarantujących zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, jak również do zachowania danych w tajemnicy. Każda osoba mająca dostęp do danych osobowych przetwarzanych w OPI PIB dysponuje odpowiednim upoważnieniem i jest zobowiązana do zachowania ich w tajemnicy.

Dane osobowe, które osoby podają na naszych stronach, są szyfrowane i chronione certyfikatem SSL.

7. Jak przetwarzamy dane osobowe

7.1 W jakim celu i na jakiej podstawie OPI PIB przetwarza dane osób korzystających z Usług?

OPI PIB przetwarza dane osobowe wyłącznie w określonych, jednoznacznych i zgodnych z prawem celach.

O tym, jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych, OPI PIB każdorazowo informuje osoby w ramach odrębnego komunikatu dedykowanego dla poszczególnych Usług, projektów, badań, prac rozwojowych, zleceń, postępowań ofertowych, zamówień publicznych itp., w ramach których przetwarzane są dane osobowe.

Poniżej przedstawiamy różne podstawy prawne oraz różne cele, w których możemy przetwarzać dane osobowe (w ramach jednego procesu przetwarzania danych dane osób mogą być przetwarzane w kilku różnych celach i na różnych podstawach prawnych):

Zgoda osoby, której dane dotyczą. Zgoda może być wyrażona w wyniku złożonego oświadczenia woli lub wyraźnego działania potwierdzającego, tj. aktywnego działania osób, których dane dotyczą, np. pozostawienia danych i wysłania formularza albo poprzez konieczność zaznaczenia np. checkboxa. W obu przypadkach podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. W każdym przypadku po udzieleniu zgody osoba może cofnąć swoją zgodę w sposób wskazany w informacji o przetwarzaniu danych osobowych dedykowanej dla danej Usługi. Zgoda stanowi podstawę prawną m.in. w następujących przypadkach, gdy osoby:

  1. zostawiają nam dobrowolnie swoje dane i kierują do nas zapytanie np. o możliwość wykonania raportu lub Usług świadczonych przez OPI PIB,
  2. zwracają się z prośbą o kontakt,
  3. przesyłają dowolną korespondencję mailową na adresy w domenie opi.org.pl,
  4. subskrybują newsletter,
  5. przesyłają zapytania lub uwagi za pośrednictwem odpowiednich formularzy kontaktowych,
  6. pozyskują informacje o organizowanych targach, wystawach, konferencjach oraz innych wydarzeniach o charakterze naukowym organizowanym przez podmioty środowiska naukowego.

W przypadku zapytań o możliwość wykonania przez OPI PIB określonych Usług w razie ich akceptacji zmienia się podstawa prawna przetwarzania danych osobowych na działania zmierzające do zawarcia umowy lub umowę (art. 6 ust.1 lit. b RODO).

Wykonanie umowy lub działania zmierzające do zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

Podstawa prawna w postaci umowy lub działań zmierzających do zawarcia umowy ma zastosowanie m.in. wtedy, gdy OPI PIB przetwarza dane osobowe w ramach Usług świadczonych przez serwisy OPI PIB, takie jak BWNP, Inventorum, Navoica itp., ponieważ jest to niezbędne do wykonania umowy zawartej przez OPI PIB w postaci akceptacji regulaminów świadczenia usług drogą elektroniczną dostępnych w ramach tych serwisów i w celach w nich określonych.

W ramach tej podstawy prawnej przetwarzane są również dane zleceniobiorców będących osobami fizycznymi i realizujących Usługi na rzecz OPI PIB.

W niektórych przypadkach podstawą przetwarzania danych osobowych może być spełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Dotyczy to szczególnie obowiązków ciążących na OPI PIB wynikających z przepisów prawa, w szczególności przepisów prawa podatkowego lub prawa pracy, ale także przepisów branżowych dotyczących OPI PIB jako podmiotu posiadającego status instytutu badawczego (obowiązki sprawozdawcze wynikające z ustawy o instytutach badawczych lub ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce). Podstawą przetwarzania danych osobowych w oparciu o przesłankę wynikającą z przepisów prawa jest również realizacja zamówień publicznych ogłaszanych przez OPI PIB oraz zapytań ofertowych realizowanych w oparciu o regulaminy określone na podstawie tych przepisów.

W oparciu o przesłankę realizacji obowiązku prawnego przetwarzamy dane osobowe w celach archiwizacyjnych, co wynika z ustawy z 14.7.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – na podstawie tych przepisów podmiot publiczny ma obowiązek zarchiwizowania zgodnie z przyjętą instrukcją kancelaryjną dokumentów, w ramach których przetwarza dane osobowe.

Wykonywanie zadania realizowanego w interesie publicznym (art.6 ust.1 lit. e RODO)

OPI PIB przetwarza dane osobowe, ponieważ jest to niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, jakim jest: wspomaganie procesów organizacji i finansowania badań naukowych; popularyzacja wiedzy o nauce, badaniach naukowych i pracach rozwojowych; opracowywanie analiz, opinii i ekspertyz w zakresie prowadzonych badań naukowych, pozyskiwania i opracowywania informacji zbiorczej, przekrojowej i syntetycznej dotyczącej badań naukowych i prac rozwojowych, w tym dla celów statystycznych oraz wspierania środowiska naukowego i akademickiego.

W związku z powyższym OPI PIB przetwarza dane osobowe w następujących celach:

  1. prezentowanie i upublicznianie informacji o działalności naukowej, badawczej, rozwojowej, eksperckiej osób zarejestrowanych w bazach prowadzonych przez OPI PIB,
  2. promowanie i prezentowanie osiągnięć naukowych,
  3. dostarczanie kompleksowej informacji o działalności naukowej, badawczej, rozwojowej, eksperckiej na zlecenie podmiotów działających w ramach środowiska naukowego, ale także organów i podmiotów administracji publicznej oraz każdej zainteresowanej osobie,
  4. tworzenie w oparciu o posiadane dane analiz i statystyk na potrzeby nauki polskiej i środowiska naukowego, a także badań naukowych,
  5. informowanie podmiotów zainteresowanych transferem wiedzy i technologii z sektora nauki do sektora gospodarki,
  6. archiwalne, w interesie publicznym,
  7. badania naukowe lub historyczne,
  8. statystyka,
  9. prowadzenie szkoleń.

Prawnie uzasadnione interesy (z wyjątkiem przypadków, gdy interesy osób, których dane dotyczą, lub ich podstawowe prawa i wolności mają pierwszeństwo przed interesami OPI PIB) (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Na podstawie prawnie uzasadnionych interesów OPI PIB przetwarza dane osobowe m.in. w celach:

  1. monitoringu publicznie dostępnych ciągów komunikacyjnych,
  2. dokonywania rozliczeń finansowych,
  3. zapobiegania i wykrywania nadużyć,
  4. dowodowych, archiwalnych oraz zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
  5. analitycznych i statystycznych, żeby zapewnić jakość usług optymalizacji procesów obsługi. W tym przypadku wynikiem przetwarzania są dane zbiorcze,
  6. w związku z realizacją Usług świadczonych drogą elektroniczną w celu zapewnienia ich bezpieczeństwa,
  7. obsługi procesu reklamacji,
  8. realizacji praw osób, których dane dotyczą, w szczególności prawa do prawidłowości danych, prawa do cofnięcia zgody oraz przechowywania żądań oraz dowodów na ich obsługę,
  9. zapewnienia bezpieczeństwa danych, w szczególności ich integralności, prawidłowości, aktualności,
  10. zawarcia i wykonania umów osób reprezentujących kontrahenta lub wskazanych jako osoby do kontaktu.
  11. sposób zbierania danych.

OPI PIB w ramach korzystania z Usług zbiera dane osobowe osób, gdy wypełniają one formularze na stronach internetowych naszych serwisów, kontaktują się telefonicznie, kierują pytania lub wiadomości za pomocą naszych serwisów lub narzędzi online, oraz zbiera automatycznie dane zawarte w logach systemowych oraz plikach cookies.

Dane osobowe zbierane są również od osób zawierających umowy, przesyłających oferty, kierujących zapytania w dowolny sposób, składających wnioski w trybie dostępu do informacji publicznej, uczestniczących w postępowaniach przetargowych, zgłaszających chęć współpracy, uczestniczących w szkoleniach.

Dane osobowe możemy otrzymać również od jednostek naukowych, w których osoba, której dane dotyczą, jest zatrudniona w charakterze naukowca, nauczyciela akademickiego lub prowadzi działalność naukową w tej jednostce.

Dane pozyskujemy również z powszechnie dostępnych źródeł, baz danych publicznie dostępnych, w celach naukowo-badawczych, analitycznych lub statystycznych.

Jakie dane możemy przetwarzać i skąd je mamy?

Dane osobowe mogą obejmować różny zakres danych, w zależności od kategorii podmiotu danych oraz tego, z jakich Usług korzysta, a także celu, w którym dane są zbierane.

Za każdym razem OPI PIB przetwarza tylko niezbędny zakres danych.

OPI PIB w ramach Usług przetwarza takie dane osobowe, jak: dane identyfikacyjne (np. imię, nazwisko), dane kontaktowe (np. numer telefonu, adres e-mail, adres zamieszkania), dane dotyczące zapytań, zleceń, reklamacji, dane dotyczące działalności naukowo-badawczej, dane dotyczące publikacji, dane dotyczące miejsca zatrudnienia. W przypadku podmiotów gospodarczych także nazwę firmy oraz numer NIP, dane osoby kontaktowej (stanowisko).

W przypadku, gdy dane zbierane są w związku z realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa, przetwarzamy tylko te dane, które są wymagane tymi przepisami.

W ramach korzystania z Usług, których podstawą przetwarzania danych nie są przepisy prawa, podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz często niezbędne, żeby móc z nich korzystać, w pozostałym zakresie dane zbierane są ze względu na obowiązujące przepisy prawa, o czym administrator danych będzie informował osoby w stosownych klauzulach informacyjnych dedykowanych dla poszczególnych Usług.

W związku z korzystaniem z naszych stron internetowych zbieramy także dane w ramach plików cookies lub innych podobnych technologii (np. tagów, pixeli). Zakres danych zapisanych w związku z wykorzystywaniem plików cookies opisany jest szczegółowo w pkt 13.

Formularze zbierające dane osobowe w ramach Usług skierowane są do osób pełnoletnich. W związku z tym OPI PIB nie przetwarza świadomie danych osobowych osób poniżej 16. roku życia. Wyrażone przez osoby zgody są prawomocne dla osób powyżej 16. roku życia. Jeśli osoby korzystające z Usług mają mniej niż 16 lat, nie powinny udzielać nam żadnych informacji. Jeśli poweźmiemy informację, iż osoba poniżej 16. roku życia przekazała nam dane osobowe bez możliwej do zweryfikowania zgody rodzicielskiej, nie będziemy przetwarzać takich danych, a dostęp do Usług zostanie zablokowany.

8. Zgoda – cofnięcie zgody

Wycofanie zgody powoduje, że osoba traci możliwość korzystania z określonych Usług, np. nie będzie dalej otrzymywać newslettera, odpowiedzi, zaproszeń na wydarzenia, konferencje, nie będzie dalej promowana jej działalność naukowa.

Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Wniosek o cofnięcie zgody zostanie rozpatrzony niezwłocznie od momentu jego otrzymania. Po zrealizowaniu wniosku OPI PIB przestanie przetwarzać dane osobowe w celach, których podstawą przetwarzania jest wyrażona zgoda. Do momentu realizacji wniosku może się jednak zdarzyć, że osoba otrzyma informacje, z których zrezygnowała, cofając zgodę, z uwagi na czas potrzebny do realizacji wniosku w systemach OPI PIB.

Jeżeli OPI PIB posiada dane osób na potrzeby realizacji innych celów niż cele, których podstawą przetwarzania była zgoda (np. realizacji umowy, usługi, wykazania dowodów, dochodzenia roszczeń), to może je nadal w tych celach przetwarzać, ale na innej podstawie prawnej.

W zakresie zarządzania zgodą na instalację i wykorzystanie plików cookies więcej informacji znajduje się w odrębnej Polityce cookies.

W każdym przypadku wyrażone zgody mogą zostać cofnięte w dowolnym momencie bez podania żadnych przyczyn. Można to zrobić, kontaktując się z OPI PIB za pośrednictwem adresu e-mail: opi@opi.org.pl, iod@opi.org.pl, formularza kontaktowego lub telefonicznie pod nr. 22 570 14 00 lub przesyłając żądanie na adres siedziby OPI PIB.

W przypadku oświadczenia telefonicznego zastrzegamy sobie prawo dodatkowej weryfikacji osoby w celu określenia jej tożsamości.

9. Przechowywanie danych

Dane będą przechowywane przez czas, jaki jest niezbędny do zrealizowania celów, w których dane zostały zebrane. Jeżeli jest to możliwe, OPI PIB w klauzulach informacyjnych dedykowanych dla poszczególnych Usług podaje okres przechowywania danych.

W przypadku procesów przetwarzania danych opartych na zgodzie dane przechowywane będą przez okres jej ważności lub do czasu jej cofnięcia.

W każdym jednak przypadku okres przechowywania może ulec zmianie, tj. dane osobowe mogą być przechowywane dłużej, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa lub jest to konieczne do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń (np. do chwili przedawnienia roszczeń możemy przechowywać dowód udzielonej przez użytkownika zgody), bądź krócej, np. w przypadku zrealizowana żądania usunięcia danych.

Okres przechowywania danych osobowych jest ustalony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do uzyskania od nas informacji, jaki jest planowany i prawdopodobny czas przechowywania danych osobowych.

Poniżej wskazujemy przyjęte dla wskazanych Usług podstawowe okresy przechowywania danych:

  1. zapis na newsletter – do czasu rezygnacji z subskrypcji,
  2. w przypadku przetwarzania danych w związku z realizacją zadania w interesie publicznym – do ustania celu przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu związanego ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą, chyba że zaistnieją ważne podstawy do dalszego przetwarzania tych danych,
  3. w przypadku przesłanej korespondencji za pośrednictwem formularza kontaktowego – odpowiednio do momentu wniesienia sprzeciwu, cofnięcia zgody lub ustania celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez okres do 3 lat,
  4. świadczenia usług drogą elektroniczną lub w związku z zawartymi umowami–przez czas trwania umowy, nie dłużej niż do ustania okresu przedawnienia roszczeń,
  5. w celach opartych na uzasadnionym interesie – przez okres ważności tych celów albo do czasu wniesienia sprzeciwu, w każdym przypadku nie dłużej niż 5 lat, chyba że zaistnieje konieczność przechowywania danych dłużej, gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa lub będzie to konieczne do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń,
  6. w celach związanych z postępowaniem w sprawie zamówień publicznych – przez okres 5 lat,
  7. w celach związanych z rozliczeniem należności publicznoprawnych – przez okres 5 lat,
  8. w celach archiwizacyjnych – zgodnie z okresem przyjętym w instrukcji kancelaryjnej i jednolitym rzeczowym wykazem akt dla danego dokumentu.

10. Odbiorcy danych i udostępnianie danych innym podmiotom

Dostęp do danych osobowych mogą mieć następujący odbiorcy danych:

  1. upoważnieni pracownicy OPI PIB,
  2. pracownicy jednostki nadzorującej działalność OPI PIB,
  3. pracownicy organów lub podmiotów administracji publicznej w związku z realizowanymi przez nie zadaniami wynikającymi z przepisów prawa
  4. usługodawcy i ich upoważnieni pracownicy, którym w drodze umowy powierzono przetwarzanie danych osobowych na potrzeby realizacji usług świadczonych dla OPI PIB w związku z realizacją usług własnych, w szczególności podmioty obsługujące systemy informatyczne, świadczące usługi doradcze, prawne, audytorskie i in.

Jeżeli jest to możliwe, OPI PIB w klauzulach informacyjnych wskazuje faktycznych odbiorców danych, a jeżeli nie ma takiej możliwości, wskazuje na kategorię odbiorców.

W zależności od rodzaju Usługi, z jakiej korzysta osoba (np. bazy danych prowadzone na potrzeby promocji działalności naukowej osób), dane mogą być również udostępnione wszystkim podmiotom zainteresowanym pozyskaniem informacji na temat stanu polskiej nauki i szkolnictwa wyższego, chcącym prowadzić badania naukowe, prace naukowe lub zainteresowanych komercjalizacją wyników badań naukowych, szukającym kontaktu do ekspertów z poszczególnych dziedzin lub dyscyplin naukowych, chcącym prowadzić prace rozwojowe w swoich przedsiębiorstwach i zainteresowanym kontaktem z ekspertem z danej dziedziny/dyscypliny naukowej, wszystkim zainteresowanym działalnością naukową, badawczą, rozwojową w celu nawiązania kontaktu lub prowadzenia badań.

Dane osobowe mogą być udostępnione także innym odbiorcom będącym podmiotami przetwarzającymi – świadczącymi usługi na zlecenie i w imieniu OPI PIB, którym zlecono czynności wymagające przetwarzania danych w związku z przetwarzaniem danych osobowych, w szczególności w zakresie usług IT, archiwizacji, obsługi korespondencji, audytorom, profesjonalnym doradcom. W niektórych przypadkach podmioty zewnętrzne świadczące usługi na nasze zlecenie mogą występować w roli niezależnych administratorów, np. Poczta Polska lub inni operatorzy pocztowi.

W uzasadnionych przypadkach dane osobowe mogą być także udostępnione organom administracji publicznej (np. prokuratura, policja, straż miejska, urzędy państwowe) i sądom.

W przypadku, gdy odbiorcy danych będą samodzielnie i w imieniu własnym przetwarzać dane osobowe osób, których dane dotyczą, np. oferować produkty i usługi za pośrednictwem własnych kanałów bez udziału OPI PIB, albo też realizować będą usługi we własnym imieniu, wówczas staną się odrębnymi administratorami danych i w tym zakresie ponoszą swoją własną odpowiedzialność za przetwarzanie takich danych osobowych, nie podlegając warunkom Polityki prywatności OPI PIB.

W ramach Usług dostarczanych przez OPI PIB mogą znajdować się linki do innych stron internetowych, stron serwisów społecznościowych lub do stron internetowych podmiotów współpracujących. Przechodząc na stronę internetową strony trzeciej, osoby będą podlegać odrębnej polityce prywatności i ochrony danych osobowych dla danej strony internetowej. W takim przypadku należy zapoznać się z polityką prywatności i ochrony danych osobowych poszczególnych stron internetowych.

11. Przekazywanie danych do państw spoza EOG

Nie przekazujemy danych osobowych w ramach Usług do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, z wyjątkiem danych, które są publicznie dostępne za pomocą sieci Internet, o ile jest ona dostępna poza tym obszarem.

12. Przetwarzanie danych osobowych automatycznie (w tym poprzez profilowanie)

W poszczególnych Usługach dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania), jednakże nie będzie to wywoływać wobec osób żadnych skutków prawnych lub w podobny sposób znacząco wpływać na ich sytuację.

Profilowanie danych osobowych przez OPI PIB polega na przetwarzaniu danych (również w sposób zautomatyzowany) poprzez wykorzystywanie ich do oceny niektórych informacji o osobach znajdujących się w bazach, w szczególności do analizy dziedzin lub dyscyplin, w których specjalizuje się dana osoba.

13. Przetwarzanie danych z wykorzystaniem plików cookies oraz innych technologii internetowych

W związku z korzystaniem przez osoby ze stron internetowych OPI PIB gromadzimy dane zawarte w logach systemowych, plikach cookies lub możemy wykorzystywać inne podobne technologie internetowe. Więcej informacji na temat wykorzystywania plików cookies i innych technologii internetowych określają odrębne polityki cookies dedykowane poszczególnym stronom. W przypadku strony głównej www.opi.org.pl informacja na temat plików cookies oraz narzędzi analitycznych stosowanych w ramach witryny zawarta jest w załączniku nr 1 do niniejszej Polityki.

14. Zmiany w Polityce prywatności

OPI PIB zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce, co może wynikać z potrzeby dostosowania do zmian w przepisach prawa czy obowiązujących standardów prywatności. W związku z tym o wszelkich zmianach OPI PIB będzie informował stosownym komunikatem na swoich stronach internetowych.

Załącznik nr 1 – informacja nt. plików cookies dla strony https://www.opi.org.pl oraz stosowanych narzędzi analitycznych

  1. Strona o adresie URL https://www.opi.org.pl (dalej Serwis) automatycznie zbiera informacje na dwa sposoby: za pomocą narzędzia Google Analytics oraz poprzez pliki cookies.
  2. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
  3. Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym użytkownika serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest operator Serwisu: Ośrodek Przetwarzania Informacji – Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą pod adresem al. Niepodległości 188b, 00-608 Warszawa.
  4. Pliki cookies wykorzystywane są w celu:
    1. dostosowania zawartości stron internetowych serwisu do preferencji użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych; w szczególności pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie użytkownika Serwisu i odpowiednio wyświetlić stronę internetową, dostosowaną do jego indywidualnych potrzeb,
    2. tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy Serwisu korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości.
  5. W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika.
  6. W ramach Serwisu stosowane są następujące rodzaje plików cookies:
    1. „niezbędne” pliki cookies, umożliwiające korzystanie z Usług dostępnych w ramach Serwisu, np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do Usług wymagających uwierzytelniania w ramach Serwisu;
    2. pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania w ramach Serwisu;
    3. „wydajnościowe” pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron internetowych Serwisu;
    4. „funkcjonalne” pliki cookies, umożliwiające „zapamiętanie” wybranych przez użytkownika ustawień i personalizację interfejsu użytkownika, np. w zakresie wybranego języka lub regionu, z którego pochodzi użytkownik, rozmiaru czcionki, wyglądu strony internetowej itp.
  7. W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu użytkownika Serwisu. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej).
  8. Operator Serwisu informuje, że ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Serwisu.
  9. Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym użytkownika Serwisu wykorzystywane mogą być również przez współpracujących z operatorem Serwisu reklamodawców oraz partnerów.