Jako beneficjent musisz informować opinię publiczną o otrzymaniu dofinansowania na realizację projektu. Robisz to w czasie trwania projektu i po jego zakończeniu, w okresie trwałości projektu. To, co i jak komunikować, opisuje zwięźle Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021–2027 w zakresie informacji i promocji, a także umowa o udzielenie pomocy finansowej. Skrót tych informacji przedstawiamy poniżej.
Przed złożeniem wniosku
Obowiązek informacyjny wiąże beneficjenta od momentu podpisania umowy o udzielenie pomocy finansowej.
Jednak już przed złożeniem wniosku w konkursie FENG, warto stworzyć tytuł projektu z myślą o jego wykorzystaniu w komunikacji i promocji. Tytuł musi oddawać sens przedsięwzięcia, być prosty, zrozumiały dla wszystkich, niezbyt długi i – jeśli to możliwe – nietechniczny.
Także zawarty we wniosku krótki opis projektu musi w sposób zwięzły i zrozumiały przedstawiać przedmiot i główne założenia projektu. Opis powinien odpowiadać na pytania:
- Jaki jest cel lub cele projektu?
- Jakie są jego grupy docelowe (kto z niego skorzysta)?
- Co zostanie zrobione w projekcie?
- Jakie są jego planowane efekty, rezultaty?
Po podpisaniu umowy
Twoim obowiązkiem jest informowanie o uzyskanym dofinansowaniu z Funduszy Europejskich. Aby to zrobić, musisz:
- Zamieścić znaki: Funduszy Europejskich dla Nowoczesnej Gospodarki, barw RP i Unii Europejskiej na:
- wszystkich działaniach informacyjnych i promocyjnych dotyczących projektu, takich jak: publikacje, notatki prasowe, strony internetowe, mailing, wszelkie materiały promocyjne, konferencje, spotkania,
- dokumentach związanych z realizacją projektu, które podajesz do wiadomości publicznej, np. dokumentacji przetargowej, ogłoszeniach, wzorach umów,
- materiałach dla osób i podmiotów uczestniczących w projekcie, np. zaświadczeniach, zaproszeniach, programach szkoleń,
- produktach, sprzęcie, pojazdach, aparaturze itp., powstałych lub zakupionych w projekcie, poprzez umieszczenie na nich trwałych naklejek;
- W treści materiałów podać rzetelną informację o dofinansowaniu projektu z Unii Europejskiej. Co ważne – słownej informacji o źródle finansowania projektu nie zastępuje umieszczenie zestawienia znaków, obie formy – graficzna i słowna – muszą być w każdym materiale, jeśli tylko jest to możliwe;
- Oznaczyć miejsce realizacji projektu przez umieszczenie tablicy informacyjnej lub plakatu (w zależności od kosztu projektu) niezwłocznie po rozpoczęciu fizycznej realizacji przedsięwzięcia;
- Umieścić opis projektu na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych;
- Poinformować Instytucję Pośredniczącą, czyli OPI, o ważnych etapach w projekcie i planowanych wydarzeniach informacyjnych i promocyjnych związanych z realizacją projektu;
- Jeżeli całkowity koszt projektu przekracza 10 mln euro lub projekt ma znaczenie strategiczne, musisz zorganizować wydarzenie informacyjno-promocyjne w ważnym momencie realizacji projektu, np. na otwarcie projektu, zakończenie projektu lub jego ważnego etapu, a do udziału w wydarzeniu zaprosić przedstawicieli Komisji Europejskiej i Instytucji Zarządzającej (MFiPR);
- Dokumentować działania informacyjne i promocyjne prowadzone w projekcie, aby mieć dowód, że Twoje obowiązki w tym zakresie zostały wypełnione.
Jeżeli nie wywiążesz się z podstawowych obowiązków informacyjnych i promocyjnych, zostaniesz zobowiązana do działań zaradczych. Jeśli nie zrealizujesz tych działań, dofinansowanie projektu może być pomniejszone o wartość do 3% kwoty dofinansowania.
Wzory materiałów
Wzory materiałów dla beneficjentów programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki, takie jak zestawienia znaków (logotypów), tablice czy naklejki, znajdują się na stronie Funduszy Europejskich. Tam znajdziesz także Księgę Tożsamości Wizualnej marki Fundusze Europejskie, która zawiera szczegółowe informacje o zasadach wizualizacji.